Terima Kasih atas kunjungan anda di Aplikasisukasuka, semua Aplikasi yang kami buat 100% buatan sendiri dan tidak dijual ditempat lain, Semua aplikasi ini bisa anda modifikasi lebih lanjut

Tips Membuat Aplikasi Surat Masuk

Posted by

Tips kali ini yang akan kita bahas adalah membuat aplikasi surat masuk dengan databasenya kita buat di Excel sedangkan form disposisinya bisa kita buat di Excel itu sendiri atau kita mail merge ke word.

Pembuatan aplikasi seperti ini sudah banyak digunakan diberbagai instansi swasta maupun pemerintah, tak ada salahnya saya mengingatkan kembali :

Pertama buka ms. Excel lalu  satu sheet kita rename menjadi DB, perhatikan gambar dibawah ini :


Lalu langkah kedua buatlah sebuah sheet dan rename menjadi Disposisii seperti gambar dibawah ini :



Setelah selesai membuat 2 sheet diatas lakukan adalah membuat rumus/fungsi/formula bagaimana setiap data yang kita isi di Sheet DB akan muncul di Sheet Disposisi, dan caranya adalah sebagai berikut :
  • Yang akan menjadi patokan setiap formula yang kita buat adalah di Nomor Agenda, jadi setiap angka yang kita isi maka akan memunculkan data-data yang berada di Sheet DB.
  • Selanjutnya kita baut formula untuk memunculkan tanggal diterimanya surat tersebut, dan formulanya adalah :   
=VLOOKUP($E$5,DB!$A$5:$N$9,2,FALSE)
berhubung data di Nomor Agenda masih kosong maka yang muncul adalah #N/A, kita akalin dalam hal data patokan kita kosong tidak ada tulisan apa-apa maka formula yang kita buat adalah
=IF(ISBLANK($E$5),"",VLOOKUP($E$5,DB!$A$5:$N$9,2,FALSE))
formula diatas menunjukkan dalam hal data patokan kosong maka yang muncul adalah Blank Data, ga percaya takut saya PHPin sok coba ajah .... hehehe.

Sedikit saya jelaskan perihal formula diatas :
VLOOKUP adalah sebua fungsi untuk membaca sebuah data base yang menjadi patokan, dalam hal ini yang menjadi patokan kita adalah angka di nomor agenda ($E$5), jadi kita ingin melihat apakah angka di nomor agenda ada data di sheet DB (DB!$A$5:$N$9). Adapun angka 2 menunjukkan data yang akan dibaca hanya 2 kolom, kolom pertama angka tadi dan kolom satunya adalah tanggal..... pahamkan hehehe.
Sebagai test atas fungsi yang kita buat coba di Sheet DB tepatnya di Cell isi sebuah tanggal misalkan 05 Oktober 2014 untuk penulisannya bisa 05/10/2014 atau 10/05/2014, selanjutnya lihat apa yang terjadi di Sheet Form Disposisi yang terjadi adalahhhhh ... bukan tanggal yang muncul seperti yang kita harapkan justru malah sebuah angka 41917 heheheh.

Nah itu menunjukkan ada yang belum selesai tapi simple kok cukup dengan melakukan :
tepat di tanggal yang muncul angka 41917 (cell E6) kita klik kanan lalu pilih Format cells lalu pilih Date lalu sesuaikan tampilan data yang ingin kita munculkan, atau formula yang sebelumnya udah kita buat bisa ditambah Fungsi TEXT sehingga menjadi
=IF(ISBLANK($E$5),"",TEXT(VLOOKUP($E$5,DB!$A$5:$N$9,2,FALSE),"DD-MMM-YY")) dan hasilnya akan sama aja dengan cara pertama barusan.
Langkah Selanjutnya adalah membuat formula di nama disposisi sesuai nama pegawai yaitu sebagai berikut :

Pegawai yang bernama ANDI
=VLOOKUP($E$5,DB!$A$5:$N$9,9,FALSE)
 dan untuk pegawai lainnya, cukup mengganti angka 9 menjadi 10, 11, dst (perhatikan kolom di sheet DB).

Nah lalu muncul pertanyaan, " om kalau untuk isi Disposisi bagaimana formulanya ... ?", cukup dengan meminta tanda centang atau apalah namanya ke atasan anda hahahaha.

Cukup mudah dan dimengerti bukan.

Semoga Bermanfaat

Salam.



Blog, Updated at: 21.00

0 komentar:

Posting Komentar

Terima kasih sudah mengunjungi blog kami, berkomentarlah yang sopan dan melarang keras komentar yang memberikan tautan-tautan tidak pantas.